ABD Ordusu Rezervlerinden biri sordu:
Son tarihleri olan basit bir elektronik tablom var. Son tarihlerin 10 gün olduğunda yeşile ve 5 gün bittiğinde kırmızıya dönmesini sağlamanın bir yolu var mı?
Bu, Koşullu Biçimlendirmeyi kullanan kolay bir iştir. Bu özellik Excel 95'te sunulmuştur. En fazla üç koşul belirlemenize ve bu koşullara göre hücre biçimlendirmesini otomatik olarak değiştirmenize olanak tanır. Yazı tipini değiştirebilir, yazı tipini kalın yapabilir, rengini ve arka plan rengini değiştirebilirsiniz. Belirli bir toleransı bırakıp bırakmadıklarını görmek için izlemek istediğiniz hücreleriniz varsa, koşullu biçimlendirme kullanmak için harika bir araçtır.
En iyi yöntem, tarih sütununuzdaki ilk hücre için koşullu biçimi ayarlamak ve ardından bu biçimi aralıktaki diğer tüm hücrelere kopyalamaktır.
Tarih aralığınızın E2: 200 olduğunu varsayalım. E2 hücresini seçer ve şu adımları takip edersiniz: (okurken görüntüyü görmek için biraz aşağı kaydırın…)
- Menüden Biçim - Koşullu Biçimlendirme… öğesini seçin.
- Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusunun solunda, "Hücre Değeri" yazan bir açılır menü vardır. Bu DropDown'a tıklayın ve değeri "Formula Is" olarak değiştirin. Bu, iletişim kutusunun sağ tarafını uzun bir alana değiştirecektir.
- Bu alana şu formülü girin:
=(E2-TODAY())<6(İlk randevunuz E2'de değilse, içinde bulunduğunuz hücreye E2'yi değiştirin) - Koşullu biçimlendirme iletişim kutusunun alt kısmının yakınındaki Biçim düğmesini tıklayın.
- Yazı Tipi sekmesinin ortasında bir renk açılır menüsü bulunur. Kırmızı'yı seçin. Veya - sarıyı seçin ve desenler sekmesinde Kırmızı'yı seçin. Bu onları gerçekten öne çıkaracaktır. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusuna dönmek için Tamam'a tıklayın.
Yukarıdaki adımlar, son 5 gün içinde bugünden kırmızıya dönecektir. Hâlâ koşullu biçimlendirme iletişim kutusundayken şu adımları uygulayın:
- İletişim kutusunun altındaki Ekle >> düğmesine tıklayın ve yeni bir Koşul 2 görünecektir.
- "Hücre Değeri" ni "Formüldür" olarak Değiştirin
- Bir formül girin
=(E2-TODAY())<11 - Biçim düğmesini tıklayın ve mavi yazı tipini ve yeşil bir deseni seçin. Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklayın.
- Koşullu Biçimlendirme İletişim Kutunuz bunun gibi görünmelidir. Tamam'ı tıklayın.
Neredeyse geldik. İlk hücre için koşullu formatı ayarlamak için tüm bu adımları tamamladıktan sonra, formatları tarih aralığınızın tamamına kopyalamak için Özel Yapıştır özelliğini kullanmak kolaydır. Özel Biçimleri Yapıştırdığınızda, koşullu biçimlendirme de kopyalanacaktır.
- Koşullu biçimlendirmeyi eklediğiniz hücreyi seçin. Bu örnekte, E2'dir.
- Menüden Düzenle - Kopyala'yı seçin.
- Verilerinizdeki diğer tüm tarihleri vurgulayın - E3: E200. Daha fazla veri ekleyecekseniz, fazladan bazı satırları vurgulamaktan çekinmeyin.
- Menüden Düzenle - Özel Yapıştır… öğesini seçin.
- Özel Yapıştır iletişim kutusunda, sol sütundaki 4. girişi - Biçimler'i seçin.
- Tamam'ı tıklayın.
Bu, koşullu biçimlendirmeyi seçtiğiniz tüm hücrelere kopyalayacaktır. Kenarlıkları ve sayı biçimlerini de kopyalayacağını unutmayın, bu nedenle bu işlemi yaptıktan sonra sınırlarınızı yeniden ayarlamanız gerekebilir.
Notlar:
- Herhangi bir hücreye uygulanabilecek 3 koşullu biçim sınırı vardır. Koşullardan hiçbirini karşılamayan hücrelere uygulanan varsayılan biçimlendirme dahil, bu, bir hücreye otomatik olarak en fazla 4 biçim uygulayabileceğiniz anlamına gelir.
- Bunu 4'ten fazla formata genişletmeniz gerekirse, VBA'da bir makro yazmanız gerekecektir. Elektronik tabloda herhangi bir değişiklik yaptıktan sonra tüm hücreleri güncellemesi gerekeceğinden, makro nispeten yavaş olacaktır. Bunu yapmak için bir Excel danışmanı da kiralayabilirsiniz.
- Koşullu biçimlendirmeyi ayarlamanın en zor kısmı, formülü formül kutusuna yazmaktır. Formüle her zaman eşittir işaretiyle başlamayı unutmayın. Kitapta bu kutuya yazılabilen farklı formüllere ayrılmış bir bölüm olabilir. Tamamen diğer hücrelere dayanan formüller girmek mümkündür.
- Formül girişinden çıkıp daha sonra formülü düzenlemek için geri dönerseniz, Excel'in geri boşluk karakterini hücrelere işaret etme girişimi olarak yorumlama gibi kötü bir alışkanlığı vardır. Bu her zaman formülünüzü yanlış şeyle değiştirir. Orijinal formüle dönmek için Escape tuşuna basın. Hatalı metni fareyle vurgulamak ve ardından daha fazla yazmak yararlıdır.
