Bu ipucu, geçen haftanın Excel ipucunun bir uzantısıdır. Bir aralıktaki boş hücreleri seçmek için Özelliğe Git komutunu kullanabilirsiniz. Bu, pivot tablodaki verileri temizlemek için harika bir Excel tekniğidir.
Pivot tablolar harika araçlardır. Peki ya pivot tablonuz veri işlemelerinizde sadece bir ara adımsa ve pivot tablodaki özetlenmiş verileri daha fazla kullanmak istiyorsanız? Eski bir ana bilgisayar sisteminden düzenli olarak 5000 satır veri alıyordum. Bu verilerin ürün, ay, bölge, durum ve miktar için sütunları vardır. Verileri bir pivot tabloda özetlemem gerekiyordu; aylar üst, ürün, bölge ve durumdan aşağı doğru gidiyordu. Pivot tablolar bunu kolaylaştırır.
Oradan, verileri pivot tablodan alıp Access'e aktarmam gerekiyordu. Gördüğünüz gibi, varsayılan pivot tablo bunun için uygun değil. Excel, her bölgenin yalnızca bir kez görünmesi için bir anahat stili kullanır ve Bölge Alt Toplamına kadar onu izleyen boş hücreler vardır. Veri bölümündeki veri içermeyen hücreler sayısal yerine boştur. Verilerdeki ara toplamları da istemiyorum.
Excel 97'den başlayarak, pivot tablo için bu davranışın bir kısmını kontrol etme seçenekleri vardır.
Pivot Tablo düzeni iletişim kutusunda, bölge için alan adına çift tıklayın. Alt Toplamlar bölümünde "Hiçbiri" radyo düğmesini tıklayın. Bu, istenmeyen ara toplamlardan kurtulacaktır.
Excel 2000'de, seçenekler düğmesi sizi "Boş hücreler için göster:" seçeneğini belirleyebileceğiniz ve boş hücrelerle dolu bir tablonuz olmaması için bir sıfırı doldurabileceğiniz bir iletişim kutusuna götürür.
Pivot tabloyu daha fazla işlemek için, artık bir pivot tablo yapmamalısınız. Bir pivot tablodaki hücreleri değiştirmeye çalışır ve değiştirirseniz, Excel size pivot tablonun bir bölümünü değiştiremeyeceğinizi söyleyecektir. Bir pivot tablodan yalnızca değerlere geçmek için şu adımları izleyin:
- Hücre işaretçisini pivot tablonun dışına taşıyın.
- Pivot tablo 1. satırda başlıyorsa, yeni bir 1. satır ekleyin.
- Yeni boş satır 1'de vurgulamaya başlayın ve tüm pivot tabloyu seçmek için aşağı sürükleyin.
- Bu aralığı kopyalamak için Ctrl + C (veya Düzenle - Kopyala) tuşlarını kullanın.
- Pivot tabloyu yalnızca statik değere değiştirmek için aynı alan seçiliyken Düzenle - Özel Yapıştır - Değerler - Tamam seçeneklerini belirleyin.
Ama işte bu hafta için gerçek bir ipucu. Jennifer yazıyor
Veri yığınlarını özetlemek için pivot tablo seçeneğini kullanma sorunuyla sürekli karşılaşıyorum, ancak satır kategorisindeki her değişikliğin altındaki satırları doldurmuyor. Pivot tablonun kategorideki her değişikliğin altına nasıl girileceğini biliyor musunuz? Daha fazla pivot tablo veya sıralama yapabilmek için her kodu aşağı doğru sürükleyip kopyalamak zorunda kalıyorum. Pivot tablodaki seçenekleri boşuna değiştirmeyi denedim.
Cevabı öğrenmek kolay değil. Sezgisel değil. Ancak, bu hücreleri aşağı çekmekten nefret ediyorsanız, bu süreci öğrenmek için zaman ayırmayı seveceksiniz! Devam edin - uzun ve eskimiş görünüyor, ama gerçekten işe yarıyor. Aldığınızda, bunu 20 saniyede yapabilirsiniz.
Aslında burada 2 veya 3 yeni ipucu var. Solda, doldurulması gereken anahat biçiminde 2 sütununuz olduğunu varsayalım. A3 hücresinden B999 hücresine kadar (veya son veri satırınız ne olursa olsun) vurgulayın.
Numara 1. Bu aralıktaki tüm boş hücreleri seçme.
Ctrl + G, alt = "" + S + K tuşlarına basın ve ardından girin. ha?
Ctrl + G, GoTo iletişim kutusunu açar
Alt + S, iletişim kutusundan "Özel" düğmesini seçer
Goto-Special diyaloğu çok az kişinin bildiği harika bir şey. "Boşlukları" seçmek için "k" ye basın. Enter tuşuna basın veya Tamam'ı tıklayın ve şimdi pivot tablo anahat sütunlarındaki boş hücrelerin tamamını seçmiş olacaksınız. Bunlar doldurmak istediğiniz hücrelerin tümü.
Numara 2. Bunu yaparken ekranı izlemeyin - bu çok korkutucu ve kafa karıştırıcı.
Eşittir tuşuna basın. Yukarı oka basın. Ctrl tuşunu basılı tutun ve enter tuşuna basın. Eşittir ve yukarı ok "Bu hücrenin tıpkı üstümdeki hücre gibi olmasını istiyorum" diyor. Enter tuşuna bastığınızda Ctrl tuşunu basılı tuttuğunuzda, "Seçili her hücreye aynı formülü girin, bu, Numara No. 1 sayesinde doldurmak istediğimiz tüm boş hücrelerdir.
Numara 3. Jennifer zaten biliyor, ama bütünlük için burada.
Şimdi tüm bu formülleri değerlere dönüştürmeniz gerekiyor. Yalnızca boşlukları değil, A3: B999'daki tüm hücreleri tekrar seçin. Bu aralığı kopyalamak için Ctrl + C tuşlarına basın. Alt = "" + E tuşlarına basın ve ardından sv (girin). Bu formülleri Özel Değerleri Yapıştırmak için.
Ta-da! Bir öğleden sonrayı bir daha pivot tablodaki sütun başlıklarını manuel olarak aşağı çekmekle geçirmeyeceksiniz.
