Excel'den PDF'ye Adres Mektup Birleştirme - Haberler

1 Ocak 2018'de New York City'de asgari ücret 13.50 dolara yükseldi. Bu, LS 54S veya LS54 formunun milyonlarca kopyasının - Ödeme Oranı Bildirimi ve Kabulü işçilere gönderilmesi gerektiği anlamına gelir. New York Eyaleti, bu formun boş bir kopyasını şifre korumalı bir PDF olarak sunar. Çalışanlarınız için bu tür yüzlerce belge hazırlamak için Excel'i nasıl kullanabilirsiniz?

Excel'den Word'e adres mektup birleştirme işlemi (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug) adresinde belgelenirken, Excel'den PDF'ye adres mektup birleştirme yapabilir misiniz?

Bu sürece en iyi çözümün Adobe InDesign kullanmak olduğuna şaşırdım! Ama önce, iki başarısız girişimimi özetlememe izin verin:

• Başarısız Deneme 1: Excel'deki alanları içeren hücrelerin etrafına sarmak için bir dizi Ekran Kırpması kullanarak Excel'de LS54 formunu çoğaltmayı denedim. Bu sonsuza kadar sürdü ve basıldığında, ekran kırpıntıları korkunç görünüyordu.

  

• Başarısız Deneme 2: Adobe Acrobat kullanın. Acrobat'ın tam sürümünün, adres mektup birleştirme kullanarak bir formu doldurmanın bir yolunu sunacağını düşünürsünüz. Araçlar, Formlar, Diğer Form Seçenekleri altında bir Verileri İçe Aktar seçeneği vardır. PDF'ye alan eklemek için zaman harcadım, elektronik tabloyu içe aktardım ve bir seferde yalnızca bir formu doldurabileceğimi öğrendiğimde hayal kırıklığına uğradım. 2. Satırı seçin ve ilk çalışanı yazdırabilirim. Ama sonra 3. Satır, Yazdır, 4. Satırı Seç, Yazdır, 5. Satır, Yazdır'ı seçmem gerekirdi ve bu asla 750 çalışan için işe yaramayacak.

  

Adobe InDesign kullanarak Sorunu Çözme

Burada, Kutsal Makro altında kitaplar yayınlıyoruz! Kitap baskısı. Bize Photoshop, Lightroom, Acrobat ve InDesign adı verilen bir şey sunan Adobe Creative Cloud paketine abone oluyoruz. Şirketinizde etrafı kontrol edin, pazarlama veya yaratıcı departmanlarınızdan birinin halihazırda Adobe Indesign aboneliği olması muhtemeldir.

InDesign'ı kullanarak sorunu bir saatten daha kısa sürede çözebildim. İşleminizi basitleştirmek için buradaki adımları belgeledim.

• Bölüm 1: Parola korumalı PDF'yi grafiğe dönüştürün

  1. LS54S Formunu labour.ny.gov adresinden LS54S Formundan indirin
  2. (İsteğe bağlı) PDF'yi parolayla korumak için eyalette lanetleyin
  3. PDF'yi bir Görüntüye dönüştürün. Acrobat'ınız varsa Dosya, Dışa Aktar, Görüntü, JPEG.webp'yi kullanın. Bunu yapmazsanız, formu yakalamak için Windows'daki Ekran Alıntısı Aracını kullanabilirsiniz. Acrobat Reader'ın formu% 100 gösterdiğinden emin olun.

• Bölüm 2: Belgeyi InDesign'da oluşturun

  4. Adobe InDesign'ı açın. Dosya, Yeni, Belge'yi seçin. Yeni Belge iletişim kutusundaki ilk adım, belgenizi yatay yapmak için Yönlendirme altındaki ikinci simgeye tıklamaktır. Birimleri İnç, Genişlik 11, Yükseklik 8,5 olarak değiştirin. Üst kenar boşluğunu 0 olarak değiştirin ve InDesign tüm kenar boşluklarını 0 yapar.

     
  5. Sayfalar Panelinde A-Kalıp'ın sağ tarafına çift tıklayın

  6. Windows Gezgini'nden 3. adımdaki JPG.webp'yi sürükleyin ve Ana Sayfanın dışındaki Yapıştırma Panosuna bırakın. InDesign'da yeniyseniz, görüntüyü * sayfanın içine * sürükleyip bırakmanız gerektiğini düşünürsünüz, ancak bu yanlış olur. Anne Marie "Her Geekness" Concepcion'dan öğrendiğim bir numarayı paylaşıyorum. InDesign'da usta olmanız gerekirse, Anne Marie'yi işe almalısınız. Görüntüyü Kalıp Sayfaya bıraktığınızda, yeniden boyutlandırma tutamaçlarına ulaşamazsınız. Bunun yerine, resmi Ana Sayfanın hemen dışına bırakın, artık yeniden boyutlandırma tutamaçlarına erişebilirsiniz. Sol üstteki yeniden boyutlandırma tutamacını aşağı sürüklerken Shift tuşunu basılı tutarak belgeyi sayfaya sığacak şekilde yeniden boyutlandırın. Belge sayfadan biraz daha küçük olduğunda, sağ taraftaki ana sayfanın üzerine sürükleyin. Metnin yarısını kestiğinizden korkmayın!

     
  7. Tüm zamanların en sevdiğim klavye kısayoluna basın: Ctrl + alt = "" + Üst Karakter + E. Bu, tüm görüntünün yeni yeniden boyutlandırılan çerçeveye sığmasını sağlar. Excel'de düzinelerce kısayol tuşu biliyorum. InDesign'da yalnızca iki kısayol tuşu biliyorum ve Ctrl + alt = "" + Shift + E bunlardan biri. InDesign'ın Ctrl + alt = "" + Shift + A ile Ctrl + alt = "" + Shift + Z gibi 25 kısayol tuşuna sahip olabileceği beni tamamen korkutuyor!

• Bölüm 3: Sabit Alanları Doldurun

  Formda tüm çalışanlar için aynı olacak bazı alanlar vardır. Örneğin, şirket adı herkes için aynı olabilir. InDesign'da Ana Sayfaya nasıl metin ekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

  8. Çerçeve modunu başlatmak için F tuşuna basın. Farenizi kullanarak, sabit metnin görünmesini istediğiniz yere bir dikdörtgen çizin. Başlangıçta, bu çerçevenin içinden bir X geçecektir.

     
  9. Yeni çizdiğiniz çerçeveye sağ tıklayın. Uzun bağlam menüsünün yarısına kadar, Bağlam, Metin'i seçin.
  10. Metin Giriş moduna girmek için T tuşuna basın

  11. Kutunun içine tıklayın ve düzeltilmiş metni yazın. Yazı tipini değiştirmeniz gerekirse, metni seçin ve karakter araçlarını ortaya çıkarmak için ekranınızın üst kısmındaki "A" simgesini kullanın.

      

  12. Tüm formlarda sabit olması gereken diğer tüm alanlar için 8'den 11'e kadar olan adımları tekrarlayın. Bu tekdüze. Onay kutuları ile hizalanmış küçük bir 9 noktalı "X" ile küçük bir çerçeve elde etmek eğlenceli değildir, ancak yapılabilir. Bir çerçeveyi taşımanız veya çerçeveyi yeniden boyutlandırmanız gerekirse, soldaki ilk ok aracıyla onu seçmeniz gerekecektir. Seçim Aracı olarak adlandırılır (kutudaki ikinci ok olan daha az kullanışlı Doğrudan Seçim Aracı'nın aksine).

      

  Profesyonel İpucu 1: İlk kutuyu seçin. Kopyalamak için Ctrl + C. Sayfanın ortasına yeni bir kutu yapıştırmak için Ctrl + V. Yeni kutuyu konumuna sürükleyin. Bu, onay kutuları için küçük bir X aldığınızda çok yararlıdır.

  Profesyonel İpucu # 2: "X" i doğru konuma getirmek için fareyi kullanmak zordur. Çerçeve seçildikten sonra, çerçeveyi yerleştirmek için klavyedeki ok tuşlarını kullanın.

  Profesyonel İpucu # 3: InDesign'daki tüm Görseller korkunç görünmeye başlar. Bu bir özellik, hata değil! Bir kitap düşünün. Power Excel 2017 With 1400 görüntüye sahiptir. 1400 görüntünün tamamını yüksek çözünürlükte görüntülemeye çalışırlarsa, bilgisayar tıkanırdı. Belgenizin tek bir resmi var ve resmi yüksek çözünürlükte göstermeyi muhtemelen karşılayabilirsiniz. Form üzerinde beyaz bir boşluğa tıklayarak resmi seçin. Sağ tıklayın ve Görüntü Performansı, Yüksek Kaliteli Görüntü öğesini seçin. Presto! Görüntü keskinleşir.

  

• Bölüm 4: Verileri Excel'de Doldurun

  Kutsal Hesap Tablosu! Tekniğin Excel kısmına gelmem bu kadar uzun sürdü.

  13. Tek kelimelik basit başlıkları 1. sıraya koyun. Tüm para birimi alanlarını para birimi olarak biçimlendirin, aksi takdirde birleştirilmiş PDF'de 13,50 ABD dolarının 13,5 olarak göründüğünü göreceksiniz. Formda zaten bir dolar işareti olduğunun farkındayım, ancak 13.50 $, 13.5 $ 'dan daha iyi görünüyor.
  14. Dosyayı Kullan, Farklı Kaydet. Belgeyi daha sonra düzenleyebilmek için bir Excel dosyası olarak kaydedin.
  15. Dosyayı Kullan, Farklı Kaydet. Belgeyi Metin (Sekmeyle ayrılmış) (* .txt) olarak kaydedin. Daha sonra bulabilmek için yolu ve dosya adını hatırladığınızdan emin olun. Dosyayı Excel'de kapatın, yoksa 17. adımda bir hata mesajı alırsınız.

• Bölüm 5: Form Alanları Eklemek için InDesign'a Geri Dön

  16. InDesign menüsünden Pencere, Yardımcı Programlar, Veri Birleştirme'yi seçin. InDesign'ın üzerinde bir yerde yüzen küçük bir Veri Birleştirme penceresi görünecektir. InDesign'daki her küçük yüzen panelde, Panel Menüsü dedikleri şeyin arkasına gizlenmiş bir sürü yararlı komut vardır. İşte Panel Menüsü simgesinin bir resmi:

      
  17. Veri Birleştirme'de Panel Menüsünü açın. Veri Kaynağını Seç'i seçin. 15. Adımdaki .TXT dosyasını bulun ve seçin. Veri Birleştirme Paneli artık elektronik tablonuzun 1. satırındaki alan adlarını gösteriyor. Sürükle ve bırak dünyasında, bu alanları formunuza sürükleyebileceğinizi düşünürdünüz, ancak yapamazsınız. Bunun yerine, bu alanların gitmesini istediğiniz yere yeni çerçeveler çizmek için 8. ve 9. adımları tekrarlayın. Çalışanlarınızdan birinin John Jacob Jinglebells III olması durumunda çerçeveleri güzel ve geniş yapın. Özellikle LS-54S ödeme ve fazla mesai alanları için, çerçevenin sığmasına izin vermek için 10 puana geçmeniz gerekebilir.

  18. Ad için boş çerçevenin içine tıklayın. Veri Birleştirme panelinde, Ad'a tıklayın. Presto! Çerçevede <> görünür. Ücret ve Uzatma için tekrarlayın.

      
  19. Bu adım isteğe bağlıdır, ancak altmış saniyeye değer. Veri Birleştirme panelinin sol alt tarafındaki Önizleme kutusunu tıklayın. İlk kayıttaki verileri göreceksiniz. Sonraki kaydı görmek için Veri Birleştirme panelinin altındaki Sol ve Sağ ok simgelerini kullanın.
  20. Birleştirme işlemini yapmadan önce InDesign dosyasını kaydedin. Bu noktada belgemi kaydettim ve buradan indirebilirsiniz.

  Özetlemek gerekirse, Sayfalar paneline bakarsanız, tüm bu çalışmaları A-Kalıp sayfasının sağ tarafında yapıyorsunuz. Ancak, küçük resimden Ana sayfadaki her şeyin belgenizin 1. Sayfasında gösterildiğini görebilirsiniz.

  

• Bölüm 6: Son olarak Adres Mektup Birleştirme

  21. Veri Birleştirme panelinin üst kısmının yakınında, kalıbın 4 numaralı tarafına benzeyen bir simge vardır. Bu, Birleştirilmiş Belge Oluştur'un simgesidir. Tıkla.

      

  22. Birleştirilmiş Belge Oluştur'daki tüm ayarlar doğru. Tamam'ı tıklayın.

      
  23. İki mesajdan birini alacaksınız. Ya: "Taşan Metin Üretilmedi" veya "Bu Kayıtlarda Taşan Metniniz Var".

  InDesign'da "Taşan Metin" sözcükleri, bir metin çerçevesine sığmayacak kadar fazla karaktere sahip olduğunuz anlamına gelir. Excel'in Shrink to Fit'in herhangi bir eşdeğerini bulamadım. Kayıt 450'de taşan metniniz olduğunu söylerlerse, Sayfalar Panelinde 450. sayfaya gidin ve gerçekten uzun adı olan bir çalışanınız olduğunu görün. A-Kalıp sayfasının sağ tarafına geri dönün ve bu alan için çerçeveyi yeniden boyutlandırın.

  Bu noktada InDesign'da büyük bir belgeniz olacak. Benim durumumda, Excel dosyasında 114 kaydım olduğu için 114 sayfam var. Doldurulmuş verilerin bulunduğu sayfayı görmek için Sayfalar panelindeki herhangi bir sayfayı tıklayın.

  Bazı ipuçları: Veri Birleştirme Paneli Menüsü bir Veri Kaynağını Güncelle komutu sunar. Temel Excel dosyasını değiştirir ve yeni bir metin dosyası olarak kaydederseniz, değişiklikleri almak için komutu kullanın. Yeniden birleştirmek için 21. adımı tekrarlamanız gerekecek.

• Bölüm 7: Yazdırabilmek için PDF'ye aktarın

  24. Dosya menüsünden Adobe PDF Hazır Ayarları, (Yüksek Kaliteli Baskı) öğesini seçin. Bir dosya yolu ve adı seçin. Adobe PDF'yi Dışa Aktar iletişim kutusundaki binlerce ayarın tümünü kabul edin. Tamam'ı tıklayın

  Buradaki bir sonuç notu: Gerçek hayatta 751 çalışanımız vardı. Her çalışanı dosyaya iki kez koydum, böylece her çalışan için iki kopya yazdırabilir ve onları harmanlatabiliriz. Ortaya çıkan 1502 sayfalık PDF mucizevi bir şekilde yalnızca 2.48 MB boyutundaydı! Her nasılsa, Adobe'deki sihirbazlar görüntünün bir kopyasını kaydetmeyi başardılar ve onu defalarca yeniden kullandılar. Excel kullanarak adres mektup birleştirme yapmak için yanlış yönlendirilmiş ilk girişimim, asla e-posta ile gönderilemeyecek kadar kötü görünümlü 150 MB PDF dosyası üretti.

  InDesign'ın bir kopyasını bulamazsanız veya bu adımlar çok korkutucu görünüyorsa, adres mektup birleştirmeyi sizin için PDF olarak yapması için bir Excel danışmanı kiralayın.