Verileri nasıl birleştireceğinizi yeni gördünüz, ancak insanlar genellikle tam tersi sorunu soruyor: tek bir sütunda bulunan verilerin nasıl ayrıştırılacağı. Aşağıdaki şekildeki verileri posta koduna göre sıralamak istediğinizi varsayalım:
A2: A99'daki verileri seçin ve Veri, Metni Sütunlara Dönüştür'ü seçin. Sioux Falls gibi bazı şehir isimleri iki kelime olduğu için, bir alanın her geçtiğinde verileri kıramazsınız. Bunun yerine, şehri A sütununda ve eyalet ve posta kodunu B sütununda almak için virgül kullanmanız gerekir, bu nedenle sihirbazın 1. adımında Sınırlandırılmış'ı seçin ve İleri'yi tıklayın.
Sihirbazın 2. adımında Sekme seçimini kaldırın ve Virgül'ü seçin. İletişim kutusunun alt kısmındaki önizleme, verilerinizin nasıl görüneceğini gösterir. Sonrakine tıkla.
Dikkat
Metni Sütunlara Dönüştür'ü kullandıktan sonraki günün geri kalanında Excel, Metni Sütunlara Dönüştürme Sihirbazı'nın 2. adımında seçtiğiniz seçenekleri hatırlayacaktır. Verileri Not Defteri'nden kopyalayıp Excel'e yapıştırırsanız, virgülle bölünecektir. Bu genellikle çıldırtıcıdır çünkü çoğu gün veriler virgülle ayrıştırılmaz, ancak bugünün geri kalanında öyle olacaktır. Düzeltmek için Excel'i kapatıp yeniden açın.
Sihirbazın 3. Adımı, her bir sütunu Genel, Metin veya Tarih olarak tanımlamanızı ister. Sütunları Genel olarak belirlemekte sorun yoktur.
Eyaleti ve posta kodunu B sütununa böldükten sonra B2: B99'u seçin ve tekrar Veri, Metni Sütunlara Dönüştür'ü seçin. Bu sefer, her durum iki karakter olduğundan, sihirbazın 1. adımındaki Sabit Genişliği kullanabilirsiniz. Posta kodunda baştaki sıfırları korumak için, ikinci sütunu seçin ve sihirbazın 3. adımında veri türü olarak Metin'i seçin.
İpucu
Bir çok veri, hizalanmış gibi görünmese bile Sabit Genişlik ile iyi çalışacaktır. Sonraki şekilde, ilk üç satır Calibri yazı tipindedir ve dizilmiş görünmüyor. Ama yazı tipini Courier New olarak değiştirirseniz, 4: 7 satırlarında olduğu gibi, sütunların mükemmel bir şekilde sıralandığını görebilirsiniz.
Bazen, bir hücrenin içindeki yeni bir satıra veri koymak için Alt + Enter'ın kullanıldığı bir veri kümesi bulacaksınız. Aşağıda gösterildiği gibi, sihirbazın 2. adımında Diğer kutusuna Ctrl + j yazarak her satırı yeni bir sütuna bölebilirsiniz. Neden Ctrl + j? 1980'lerde IBM, Ctrl + j'yi satır besleme olarak ilan etti. Ctrl + j, Bul ve Değiştir iletişim kutusuna da yazılabilir.
Metinden Sütunlara'nın kolayca işlediği üç özel durum vardır:
- YYYYAAGG formatındaki tarihler gerçek tarihlerle değiştirilebilir. Sihirbazın 3. adımında, iletişim kutusundaki sütun başlığını tıklayın, Tarih'i seçin ve ardından açılır menüden YMD'yi seçin.
- Sayıdan sonra eksi işaretinin göründüğü negatif sayılarınız varsa, sihirbazın 3. adımına gidin, Gelişmiş Düğmesine tıklayın ve Negatif Sayılar için Sondaki Eksi'yi seçin.
- Bir İçindekiler Tablosundan kopyalanan veriler, genellikle aşağıda gösterildiği gibi metinden sayfa numarasına uzanan nokta liderlerine sahip olacaktır. Sihirbazın 2. adımında, Diğer'i seçin, bir nokta yazın ve ardından Ardışık Sınırlayıcıları Tek Olarak Değerlendir onay kutusunu seçin.
