Adli denetçiler, şüpheli işlemleri bulmak için yüz binlerce kayıttan hızlı bir şekilde geçmek için Excel'i kullanabilir. Bu bölümde, bu yöntemlerden bazılarına bir göz atacağız.
Dava 1:
Satıcı Adresleri ve Çalışan Adresleri
Çalışan kayıtlarınızın açık adresinin numara kısmını satıcılarınızın açık adresinin numara kısmıyla karşılaştırmak için bir KAÇINCI işlevi kullanın. Bazı çalışanların da şirkete hizmet satma ihtimali var mı?
- Bir satıcı listesi ve çalışan listesi ile başlayın.
- Gibi bir formül
=LEFT(B2,7), sokak adresinin sayısal bölümünü ve cadde adının ilk birkaç harfini ayıracaktır.
- Satıcı adreslerinin aynı bölümünü izole etmek için benzer bir formül oluşturun.
- KAÇINCI işlevi C2'deki adres bölümünü arayacak ve H2: H78'deki satıcı bölümlerinde bir eşleşme bulmaya çalışacaktır. Bir eşleşme bulunursa, sonuç size eşleşmenin bulunduğu ilgili satır numarasını söyleyecektir. Eşleşme bulunamadığında #YOK döndürülür.
- MATCH sütunundaki # N / A olmayan sonuçlar, bir çalışanın şirketi bir satıcı olarak faturalandırdığı potansiyel durumlardır. MATCH sütununa göre artan şekilde sıralayın ve tüm sorun kayıtları en üstte görünecektir.
Durum 2:
Satıcı Veritabanındaki Olağandışı Salınımlar
Bir şirketin 5000 satıcısı vardır. Denetlenmesi gereken 20 satıcıyı görsel olarak bulmak için bir dağılım grafiği kullanacağız.
- Bu yıl için Satıcı Kimliği, Fatura Sayısı, Toplam Fatura Tutarı listesi alın.
- Önceki yıl için Satıcı Kimliği, Fatura Sayısı, Toplam Fatura Tutarı listesi alın.
- Bu listeleri beş veri sütunuyla eşleştirmek için DÜŞEYARA işlevini kullanın:
- Sayım Farkı ve Miktar Farkı için yeni sütunlar ekleyin:
- H5: G5000'deki verileri seçin. Dağılım (XY) grafiği ekleyin. Sonuçların çoğu ortada toplanacak. Aykırı değerlerle ilgileniyorsunuz. Kutulu alandaki satıcılarla başlayın; çok daha fazla toplam dolar karşılığında daha az fatura gönderdiler:
Not
Bir noktayla ilişkili satıcıyı bulmak için noktanın üzerine gelin. Excel, orijinal veri kümesinde bulmanız gereken delta ve miktar deltasını size söyleyecektir.
Durum 3:
Detaya inmek için Pivot Tablo kullanma
Bu durumda faturalara ve alacaklara bakıyoruz. Verilerin çeşitli detaylandırmaları aracılığıyla, hangi iki alacak hesabı analistinin Cuma öğleden sonralarını çalışmak yerine barda geçirdiğini keşfedin.
- İki veri setiyle başladım. Birincisi fatura verileri, Fatura, Tarih, Müşteri, Tutar.
- Sonraki veriler Fatura, Makbuz Tarihi, Alınan Miktar, Müşteri Temsilcisi Adı'dır.
- Ödenecek Gün sütununu hesaplayın. Bu, Fiş Tarihi - Fatura Tarihidir. Sonucu tarih yerine sayı olarak biçimlendirin.
- Haftanın Gününü Hesaplayın. Bu
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Veri kümesinde bir hücre seçin. Veri - Özet Tablo (Excel 97-2003) veya Ekle - Özet Tablo (Excel 2007) Kullan
- İlk pivot tablo, boyutu Ödenecek Günlere sahipti. Bir değere sağ tıklayın ve Grupla ve Ayrıntıları Göster - Grup'u seçin. 30 günlük kovalara göre gruplayın.
- Ödenecek Günleri sütun alanına taşıyın. Müşterileri Satır alanına koyun. Geliri Veri alanına girin. Artık hangi müşterilerin yavaş ödeme yaptığını görebilirsiniz.
- Ödenecek Günleri kaldırın ve Hafta içi gününü sütun alanına koyun. Müşteriyi kaldırın ve Temsilciyi Satır Alanına koyun. Artık haftanın günlerine göre alınan miktarları görebilirsiniz.
- Veri alanında bir hücre seçin. Alan Ayarları düğmesini tıklayın (Excel 97-2003'te pivot tablo araç çubuğunda veya Excel 2007'de Seçenekler sekmesinde).
- Excel 97-2003'te Daha Fazla'ya tıklayın. Excel 2007'de, Değerleri Farklı Göster sekmesine tıklayın. Satırın% 'sini seçin.
- Sonuç: Bob ve Sonia, Cuma günü diğerlerine göre çok daha az fatura işliyor. (A) Gerçekten çalışıp çalışmadıklarını ve (b) Cuma gününe kadar masa çekmecesinde asılı bir yığın işlenmemiş çek olup olmadığını görmek için Cuma öğleden sonra ofislerine uğrayın.
