Çok Satırlı Verileri Satırlara Dönüştür - Excel İpuçları

İçindekiler

lan Z bu haftanın Excel problemine yollandı. MIS departmanı ona eski bir COBOL raporundan oluşturulan bir dosya veriyor. Dosyayı Excel'de açtıktan sonra bunun 2500 satırı var:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan, bu ASCII raporunu yararlı bir biçime dönüştürmek istiyor: Müşteri başına bir satır, geri kalan bilgilere State ve Zip eklenecek. Ayrıca 2 gereksiz dizeyi de zaplamak istiyor. Açıkçası, tüm bunları manuel olarak yapmak istemiyoruz. İşte karmaşayla çabucak başa çıkmanın bir yolu.

Formüller ile

  • Verilerin soluna iki boş sütun ekleyin.
  • Verilerin üstüne bir başlık satırı ekleyin.
  • Sütun A, "Sıra" olarak adlandırılır
  • Sütun B, "RowType" olarak adlandırılır
  • C sütununa "Veri" denir
  • Tüm başlıkları kalın yap
  • A Sütunu, rapordaki her mantıksal kayda bir numara atamak için kullanılacaktır. Bu raporda her mantıksal kayıt için 4 fiziksel satır olduğundan, her 4 satırlık kümenin aynı mantıksal kayıt numarasına sahip olması gerekir. Genelde ilk kayıt için değerler giriyorum ve ardından 2. kayıt için tüm raporun altına kopyalanabilen formüller tasarlıyorum.
  • Hücreler A2: A5'e 1 girin. Hücre A6'ya, = A5 + 1 girin. A7 hücresine = A6 girin. A7'yi A8 & A9'a kopyalayın. Artık raporun 2. mantıksal kaydı için kopyalanabilir bir formül setine sahipsiniz.
  • A6: A9'u seçin ve kopyalamak için Ctrl C'ye basın. A10: A2501'i seçin ve yapıştırmak için Ctrl V'ye basın.
  • Sütun B, belirli satırın mantıksal kaydın 1., 2., 3. veya 4. segmenti olup olmadığını belirlemek için kullanılacaktır.
  • B2: B5 hücrelerinde 1, 2, 3 ve 4 girin. B6 hücresine = B2 girin. B6 hücresini B7: B2501'den kopyalayın.

Değerlere geçtikten sonra

Artık tüm verileriniz için sıra numaralarına ve satır türlerine sahip olduğunuza göre, formülleri değerlere dönüştürmeniz gerekir. A2: B2501'i seçin. Düzenle> Kopyala, Düzenle> Özel Yapıştır> Değerler> Tamam.

Artık tüm satırlar için sıra numaraları ve satır türleri atandığına göre, neredeyse bitti. Verileri, birincil anahtar olarak Satır Türüne ve ikincil anahtar olarak Sıraya göre sıralayın. Bu, her kaydın 625 üst satırının C2: C626 hücrelerine kaymasına neden olur. Her kaydın 2. satırı C626: C1251'de olacaktır. "Yararsız" satırlar C1252'de başlayacak ve silinebilir. C626: C1251 hücrelerini D2 hücresine taşıyın. Hücre E2'ye formülü girin =C2&D2. Bu formülü E2'den E626'ya kopyalayabilirsiniz. Formüllerden değerlere geçmek, AD sütunlarını silmek için aynı Özel Değer Yapıştır hilesini kullanın ve sonucunuzu elde edin.

Buradan, bu verileri daha fazla işlemek için Metni Sütunlara Dönüştürme sihirbazını kullanabilirsiniz.

Bu prosedürü her türlü ASCII raporuyla başa çıkmak için kolayca özelleştirebilirsiniz. Rapordaki tek bir mantıksal kaydı oluşturan fiziksel basılı satırların sayısını bulmanız gerekir.

Ilginç makaleler...